دعوتنامه در دو نسخه صادر می‌شود. یک نسخه از آن به خوانده به صورت فیزیکی ابلاغ می‌شود و در نسخه دیگر رسید اخذ می‌شود. این نسخه باید در پرونده الکترونیکی مربوط در سامانه جامع روابط کار بارگذاری شود. فقدان این برگه در پرونده الکترونیکی به‌منزله عدم ابلاغ دعوتنامه است.