هیاتهای اجرایی موظفند یک نسخه از صورت جلسه اقدامات خود را به ناظر یا ناظرین تسلیم نمایند. در مواردی که امضای هیاتهای‌اجرایی در قانون انتخابات پیش‌بینی شده است امضای ناظر یا ناظرین نیز لازم است.